Avis de confidentialité

En tant que Mirza Matbaa Sanayi Ticaret Limited Şirketi (« Gepako », l’« Entreprise »), nous vous informons du traitement des données personnelles de nos clients, de nos clients potentiels ainsi que des représentants autorisés et des employés de nos clients professionnels, conformément à la loi turque n° 6698 sur la protection des données personnelles (« KVKK ») et, lorsqu’il vous est applicable, au Règlement général sur la protection des données de l’UE (« RGPD »).

Adresse du responsable du traitement, Mirza Matbaa Sanayi Ticaret Limited Şirketi : Maltepe Mah. Litros Yolu Sk. C Blok No: 2-4C İç Kapı No: 304 Zeytinburnu/İstanbul, Türkiye.

Le présent avis couvre les processus d’information sur les produits, de devis, d’échantillons, de conception, d’impression, de commande, de paiement, de livraison et de communication après-vente.

Selon votre relation avec nous et l’opération que vous effectuez, les données personnelles suivantes sont traitées dans la mesure nécessaire :

• Données d’identité et de représentation : nom, prénom, fonction, titre, signature et informations sur le pouvoir de représentation.
• Coordonnées : numéro de téléphone, adresse e-mail, adresses de facturation et de livraison.
• Données relatives aux opérations client : demandes de produits et de devis, détails des commandes, demandes d’échantillons, correspondance, validations de conception et d’impression, dossiers de livraison, de retour et de réclamation.
• Données financières : données de facturation et fiscales pouvant être rattachées à des personnes, coordonnées bancaires, enregistrements de paiement, d’encaissement et de compte courant.
• Informations contenues dans les fichiers d’impression : noms, coordonnées et autres données personnelles de personnes, si elles figurent dans les créations, images et contenus d’impression qui nous sont envoyés.
• Données relatives aux procédures juridiques : informations relatives aux litiges, aux demandes officielles et aux demandes concernant les données personnelles.

Veuillez ne pas ajouter à vos demandes de devis ou à vos fichiers d’impression des données personnelles qui ne sont pas nécessaires à l’opération — en particulier des catégories particulières de données personnelles telles que des informations de santé ou des antécédents judiciaires.

Vos données personnelles sont collectées au moyen des formulaires de contact et de devis de notre site web, de la correspondance par e-mail, des appels téléphoniques et des rencontres en personne, des fichiers de conception qui nous sont envoyés, des documents de devis et de commande, des contrats, des factures et des documents de livraison.

Les informations peuvent être fournies directement par vous ou par les représentants autorisés de l’entreprise que vous représentez.

Vos données sont traitées par des moyens entièrement ou partiellement automatisés dans des environnements électroniques et, pour les documents physiques, par des moyens non automatisés à condition qu’ils fassent partie d’un système de classement de données.

Nous traitons vos données personnelles aux fins suivantes :

• Préparer des devis, traiter les demandes d’échantillons, prendre les commandes, réaliser les validations de conception et d’impression, et mener à bien la production et la livraison : les données des personnes parties au contrat sont traitées parce que cela est nécessaire à la conclusion ou à l’exécution du contrat (KVKK Art. 5/2-c ; RGPD Art. 6(1)(b)).
• Communiquer avec les représentants autorisés et les employés des clients professionnels et coordonner les commandes : les données d’identité, de fonction et de contact nécessaires sont traitées sur la base de notre intérêt légitime à mener la relation d’affaires, à condition que cela ne porte pas atteinte à vos libertés et droits fondamentaux (KVKK Art. 5/2-f ; RGPD Art. 6(1)(f)).
• Émettre des factures, tenir la comptabilité, conserver les registres légaux et effectuer les déclarations officielles : sur la base d’une disposition expresse de la loi et du respect d’obligations légales (KVKK Art. 5/2-a et ç ; RGPD Art. 6(1)(c)).
• Gérer les paiements et les encaissements : selon la nature de l’opération, sur la base de l’exécution du contrat, du respect d’obligations légales ou de la protection d’un droit (KVKK Art. 5/2-c, ç et e ; RGPD Art. 6(1)(b), (c) et (f)).
• Examiner les retours et les réclamations, résoudre les litiges et protéger les droits : les dossiers d’opérations et de correspondance concernés sont traités parce que cela est nécessaire à l’établissement, à l’exercice ou à la protection d’un droit (KVKK Art. 5/2-e ; RGPD Art. 6(1)(f)).
• Répondre aux demandes relatives à la protection des données et aux demandes des autorités compétentes : sur la base du respect d’obligations légales (KVKK Art. 5/2-ç ; RGPD Art. 6(1)(c)).

Pour les activités qui requièrent un consentement explicite, vous êtes informé séparément et votre consentement explicite est recueilli. Le présent avis ne remplace pas le consentement à recevoir des messages publicitaires ou promotionnels.

Vos données personnelles peuvent être transférées, dans la limite de ce qu’exige l’opération concernée et conformément aux conditions de l’article 8 de la KVKK :

• aux sociétés de transport et de logistique, pour livrer les échantillons et les commandes ;
• aux fournisseurs concernés, dans la limite des informations nécessaires à la réalisation du travail, si des services de production ou d’impression d’une commande sont sous-traités ;
• aux banques et aux prestataires de services de paiement utilisés dans l’opération, pour les opérations de paiement, d’encaissement et de remboursement ;
• aux conseillers financiers et aux prestataires de services concernés, pour la comptabilité et la tenue des registres légaux ;
• aux prestataires de services concernés, pour l’exploitation, l’hébergement, la sécurité et le support technique des systèmes d’information que nous utilisons ;
• aux conseillers juridiques et aux avocats, pour protéger les droits ;
• aux autorités publiques et aux tribunaux compétents, en vertu d’obligations légales ou de demandes légitimes.

Pour les services et opérations qui nécessitent le transfert de données personnelles à l’étranger, les conditions de l’article 9 de la KVKK s’appliquent. Vous êtes informé séparément, dans le cadre de l’opération concernée, de la finalité du transfert, des catégories de données concernées, des catégories de destinataires et du mécanisme juridique de transfert appliqué.

Le présent avis ne constitue pas à lui seul un consentement explicite ni une base juridique pour le transfert de données à l’étranger.

Lorsque le RGPD s’applique, les transferts de vos données depuis l’Espace économique européen sont effectués avec des garanties appropriées, telles que les clauses contractuelles types approuvées par la Commission européenne.

Vos données personnelles sont conservées pendant les durées prévues par la législation applicable ou aussi longtemps que la finalité du traitement l’exige. Pour déterminer les durées de conservation, il est tenu compte des obligations légales de conservation des registres, de la nature de la relation d’affaires et des délais nécessaires à la protection des droits.

Lorsque toutes les raisons justifiant le traitement des données personnelles ont disparu, les données sont supprimées, détruites ou anonymisées conformément à la législation applicable.

Nous prenons des mesures techniques et administratives adaptées à la nature du traitement afin d’empêcher le traitement illicite des données personnelles et l’accès illicite à celles-ci, et d’en assurer la conservation en toute sécurité.

En vertu de l’article 11 de la KVKK, vous pouvez :

• savoir si vos données personnelles sont traitées et, le cas échéant, demander des informations à ce sujet ;
• connaître les finalités du traitement et savoir si vos données sont utilisées conformément à ces finalités ;
• demander des informations sur les tiers en Türkiye ou à l’étranger auxquels vos données sont transférées ;
• demander la rectification des données incomplètes ou inexactes ;
• demander la suppression ou la destruction de vos données lorsque les conditions de l’article 7 de la KVKK sont remplies ;
• demander que la rectification, la suppression et la destruction soient notifiées aux tiers auxquels vos données ont été transférées ;
• vous opposer à un résultat qui vous est défavorable découlant de l’analyse de vos données exclusivement par des systèmes automatisés ;
• demander réparation du préjudice que vous subissez du fait d’un traitement illicite.

Lorsque le RGPD vous est applicable, vous disposez également du droit à la limitation du traitement, du droit à la portabilité des données, du droit de vous opposer au traitement fondé sur nos intérêts légitimes, du droit de retirer votre consentement à tout moment lorsque le traitement est fondé sur le consentement, et du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de contrôle de la protection des données du pays où vous vivez ou travaillez.

Vous pouvez adresser vos demandes relatives à vos droits par une demande écrite signée portant la mention « KVKK Başvurusu » (demande KVKK), remise en main propre ou envoyée par la poste, à l’adresse suivante :

Vos droits concernant les autres modes de demande admis par la législation applicable sont réservés. Lorsque le RGPD vous est applicable, vous pouvez également envoyer votre demande par e-mail au moyen des coordonnées figurant en bas de cette page.

Votre demande doit indiquer vos nom et prénom, votre signature pour les demandes écrites, votre numéro d’identité turc ou, si vous êtes de nationalité étrangère, votre nationalité et votre numéro de passeport ou, le cas échéant, votre numéro d’identité, votre adresse de notification, le cas échéant votre adresse e-mail de notification, vos numéros de téléphone et de fax, ainsi que l’objet de votre demande. Vous pouvez joindre à votre demande les informations et documents correspondants.

L’utilisation d’un formulaire de demande particulier n’est pas obligatoire. Des informations complémentaires nécessaires et proportionnées peuvent être demandées afin de vérifier que la demande émane bien de vous.

Votre demande est traitée gratuitement dans les meilleurs délais, selon sa nature, et au plus tard dans un délai de 30 jours (en vertu du RGPD, dans un délai d’un mois, qui peut être prolongé de deux mois supplémentaires pour les demandes complexes). Si l’opération entraîne un coût supplémentaire, des frais peuvent être facturés selon le barème fixé par le Conseil de protection des données personnelles. Si la demande résulte d’une erreur de l’Entreprise, les frais facturés sont remboursés.

• Candidature au programme de partenariat : nom de l’entreprise, nom complet, téléphone, ville, produits que vous vendez et votre note ; traités pour évaluer votre candidature et vous contacter (base juridique : mesures précontractuelles, KVKK Art. 5/2-c, RGPD Art. 6(1)(b)). Pour une demande de devis arrivant par le lien d’un partenaire, seul le code court de ce partenaire est ajouté à la demande.
• Formulaire de devis : produit, quantité, informations de livraison, vos coordonnées et, si vous le souhaitez, le logo ou le fichier de conception que vous téléversez ; lorsque vous acceptez un devis ou validez une création : votre nom, votre décision, votre adresse IP et les informations de votre navigateur.
• Rubrique des avis : la note que vous attribuez et, si vous le souhaitez, vos commentaires, votre nom ou le nom de votre entreprise et vos coordonnées. Vos commentaires sont transmis uniquement à notre direction ; seule la note moyenne (sans commentaires ni noms) est publiée sur le site web.
• Pour prévenir les abus et les envois répétés, nous traitons une empreinte irréversible (hachage) de votre adresse IP et les journaux techniques du serveur du site web.
• Pour comprendre comment le site web est utilisé, nous effectuons une mesure d’utilisation anonyme et sans cookies (pages ouvertes, étapes du formulaire de devis, boutons utilisés, site web ou annonce d’où vous êtes arrivé — uniquement le nom du site, p. ex. Google — et la localisation approximative (pays, province / ville) ; avec un identifiant de visite aléatoire qui est supprimé à la fermeture de l’onglet). Cette mesure ne traite pas votre adresse IP, votre nom ni vos coordonnées ; les détails figurent dans notre Politique relative aux cookies.
• L’aperçu du logo dans le formulaire de devis et sur la page « Voyez votre logo » fonctionne sur votre appareil : votre logo ne nous est envoyé que si vous demandez un devis.
• Les serveurs des prestataires de nos services d’hébergement du site web, de base de données et de sa sauvegarde chiffrée, de stockage de fichiers, d’e-mail et d’intelligence artificielle (lecture de documents, contrôles prépresse des fichiers de conception et résumés de suivi des commandes) sont situés hors de Türkiye ; les informations que vous envoyez via le site web et les détails de votre commande (nom de l’entreprise, intitulé du travail, quantité, dates et étape) sont traités à l’étranger dans la mesure requise par ces services. Les fichiers de conception et d’épreuve peuvent être envoyés au service d’IA pour les contrôles prépresse, avec les informations qu’ils contiennent ; votre numéro de téléphone, votre adresse e-mail et le nom de la personne de contact ne sont pas envoyés au service d’IA pour les résumés de suivi des commandes.
• Pour nos activités d’exportation, les coordonnées d’entreprises qui ne sont pas encore nos clientes peuvent être obtenues à partir de sources accessibles au public, telles que les salons professionnels et les annuaires sectoriels.
• Le lien de showroom personnel que notre équipe commerciale vous envoie affiche le nom de votre entreprise, le nom de la personne de contact et votre logo ; nous enregistrons quand et combien de fois le lien est ouvert (sans votre adresse IP). Vous pouvez nous demander de désactiver le lien à tout moment.
• Lorsque vous vous prononcez sur chaque produit d’une épreuve d’ensemble, nous enregistrons votre nom, votre décision, votre adresse IP et les informations de votre navigateur. Pour les produits que vous validez, une image du produit avec votre logo est préparée et affichée sur votre page de suivi de commande et dans votre lien de showroom personnel. L’image n’est partagée sur nos comptes de réseaux sociaux que si vous cochez la case d’autorisation sur la page de suivi (votre consentement explicite ; KVKK Art. 5/1, RGPD Art. 6(1)(a)) ; nous enregistrons quand l’autorisation a été donnée et depuis quelle adresse IP, et vous pouvez la retirer à tout moment sur la même page.
• Nous pouvons envoyer à nos clients existants des informations sur nos produits avant la saison ; si vous nous indiquez que vous ne souhaitez pas recevoir ces messages, nous ne vous les enverrons plus.
• Lorsque nous vous envoyons un devis que vous avez demandé via WhatsApp Business (Meta), votre numéro de téléphone, votre nom ou le nom de votre entreprise, le numéro du devis et le lien du devis sont transférés à Meta ; le statut envoyé / remis / lu du message et vos réponses sont enregistrés. Au plus un rappel est envoyé pour un devis non lu ; si vous répondez « STOP », aucun autre message automatique ne vous est envoyé.
• Le texte que vous saisissez dans l’assistant d’intelligence artificielle du site web (Gepako AI) est envoyé à notre fournisseur d’IA à l’étranger (Anthropic) pour générer la réponse et n’est pas conservé par nous ; seuls le nombre d’appels et la longueur du texte traité sont enregistrés. Nous vous recommandons de ne pas saisir votre nom, votre numéro de téléphone ou d’autres données personnelles dans l’assistant ; l’assistant ne vous demande pas de données personnelles.
• Les messages que vous nous envoyez sur WhatsApp sont traduits en turc afin que notre équipe puisse les lire, et la réponse en turc de notre équipe est traduite dans votre langue. Pour la traduction, seul le texte du message (sans votre nom ni votre numéro) est envoyé à notre fournisseur d’IA à l’étranger (Anthropic) et n’y est pas conservé ; votre message, sa traduction et notre réponse sont conservés dans notre registre de correspondance WhatsApp. Nous vous recommandons de ne pas inclure de données personnelles dans vos messages.
• Pour mesurer les résultats de nos campagnes Google Ads, le cookie de conversion de Google ne fonctionne que si vous y consentez dans le bandeau cookies ; l’envoi du formulaire de devis, l’ouverture de WhatsApp, le lancement d’un plan GepaGO et la demande de devis depuis le calculateur sont alors signalés à Google comme une « conversion ». Lorsque vous envoyez le formulaire de devis, votre adresse e-mail et votre numéro de téléphone sont hachés de manière irréversible dans votre navigateur (SHA-256 ; les valeurs en clair ne sont pas envoyées) et transmis à Google (conversions améliorées) ; si vous êtes arrivé en cliquant sur une annonce Google, l’identifiant de clic de Google (GCLID) est enregistré avec votre demande et, si la demande aboutit à une vente, il est signalé à Google Ads avec le montant du devis que vous avez accepté ; le code de votre demande est également transmis afin que la même demande ne soit pas comptée deux fois. Votre nom et le contenu de la demande ne sont pas envoyés. Avec votre consentement, Google enregistre que vous avez visité notre site et peut vous montrer à nouveau nos annonces sur Google (remarketing) (base juridique : votre consentement explicite, KVKK Art. 5/1 et Art. 9 pour le transfert à l’étranger, RGPD Art. 6(1)(a)). Sans consentement, aucun script Google n’est chargé ; vous pouvez retirer votre consentement en effaçant les données de votre navigateur pour ce site.
• Lorsque vous nous écrivez sur WhatsApp, les conditions de confidentialité propres à WhatsApp s’appliquent également. Les cookies et technologies similaires utilisés sur le site web sont expliqués dans notre Politique relative aux cookies.