Kişisel Verilerin Korunması Aydınlatma Metni

Mirza Matbaa Sanayi Ticaret Limited Şirketi (“Gepako”, “İşletme”) olarak, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) kapsamında, müşterilerimizin, potansiyel müşterilerimizin ve kurumsal müşterilerimizin yetkili ve çalışanlarının kişisel verilerinin işlenmesine ilişkin sizleri bilgilendiriyoruz.

Veri sorumlusu Mirza Matbaa Sanayi Ticaret Limited Şirketi’nin adresi: Maltepe Mah. Litros Yolu Sk. C Blok No: 2-4C İç Kapı No: 304 Zeytinburnu/İstanbul.

Bu metin; ürün bilgisi, teklif, numune, tasarım, baskı, sipariş, ödeme, teslimat ve satış sonrası iletişim süreçlerini kapsar.

Bizimle kurduğunuz ilişkiye ve gerçekleştirdiğiniz işleme bağlı olarak, gerekli olduğu ölçüde aşağıdaki kişisel verileriniz işlenir:

• Kimlik ve temsil bilgileri: Ad, soyadı, görev, unvan, imza ve temsil yetkisine ilişkin bilgiler.
• İletişim bilgileri: Telefon numarası, e-posta adresi, fatura ve teslimat adresleri.
• Müşteri işlem bilgileri: Ürün ve teklif talepleri, sipariş bilgileri, numune talepleri, yazışmalar, tasarım ve baskı onayları, teslimat, iade ve şikâyet kayıtları.
• Finansal bilgiler: Gerçek kişilerle ilişkilendirilebilen fatura ve vergi bilgileri, banka hesap bilgileri, ödeme, tahsilat ve cari hesap kayıtları.
• Baskı dosyalarındaki bilgiler: Tarafımıza iletilen tasarım, görsel ve baskı içeriklerinde bulunması hâlinde kişilere ait ad, iletişim bilgisi ve diğer kişisel veriler.
• Hukuki işlem bilgileri: Uyuşmazlıklar, resmî talepler ve kişisel verilere ilişkin başvurular kapsamındaki bilgiler.

İşlemin gerçekleştirilmesi için gerekli olmayan kişisel verileri ve özellikle sağlık bilgisi, adli sicil kaydı gibi özel nitelikli kişisel verileri teklif taleplerinize veya baskı dosyalarınıza eklememenizi rica ederiz.

Kişisel verileriniz; internet sitemizdeki iletişim ve teklif formları, e-posta yazışmaları, telefon ve yüz yüze görüşmeler, tarafımıza iletilen tasarım dosyaları, teklif ve sipariş belgeleri, sözleşmeler, faturalar ve teslimat belgeleri aracılığıyla toplanır.

Bilgiler doğrudan sizin tarafınızdan veya temsil ettiğiniz işletmenin yetkilileri aracılığıyla iletilebilir.

Verileriniz, elektronik ortamlarda otomatik veya kısmen otomatik yöntemlerle; fiziksel belgelerde ise bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yöntemlerle işlenir.

Kişisel verileriniz aşağıdaki amaçlarla işlenir:

• Teklif hazırlanması, numune taleplerinin karşılanması, sipariş alınması, tasarım ve baskı onaylarının yürütülmesi, üretim ve teslimat süreçlerinin tamamlanması: Sözleşmenin tarafı olan gerçek kişilere ait veriler, sözleşmenin kurulması veya ifası için gerekli olması hukuki sebebine dayanılarak işlenir (KVKK m. 5/2-c).
• Kurumsal müşterilerin yetkili ve çalışanlarıyla iletişim kurulması ve siparişlerin koordine edilmesi: Temel hak ve özgürlüklerinize zarar vermemek kaydıyla, ticari ilişkinin yürütülmesine yönelik meşru menfaatimiz kapsamında gerekli kimlik, görev ve iletişim bilgileri işlenir (KVKK m. 5/2-f).
• Fatura düzenlenmesi, muhasebe işlemleri, yasal kayıtların tutulması ve resmî bildirimlerin yapılması: İlgili mevzuatta açıkça öngörülmesi veya hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi sebeplerine dayanılır (KVKK m. 5/2-a ve ç).
• Ödeme ve tahsilat işlemlerinin yürütülmesi: İşlemin niteliğine göre sözleşmenin ifası, hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi veya bir hakkın korunması sebeplerine dayanılır (KVKK m. 5/2-c, ç ve e).
• İade ve şikâyetlerin değerlendirilmesi, uyuşmazlıkların çözülmesi ve hukuki hakların korunması: İlgili işlem ve yazışma kayıtları, bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için zorunlu olması sebebiyle işlenir (KVKK m. 5/2-e).
• KVKK başvurularının ve yetkili makam taleplerinin cevaplanması: Hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi hukuki sebebine dayanılır (KVKK m. 5/2-ç).

Açık rıza gerektiren faaliyetler için ayrıca bilgilendirme yapılır ve açık rızanız alınır. Bu metin, reklam veya kampanya iletileri gönderilmesine yönelik onay yerine geçmez.

Kişisel verileriniz, ilgili işlemin gerektirdiği ölçüyle sınırlı olarak ve KVKK’nın 8. maddesindeki şartlar çerçevesinde:

• Numune ve siparişlerin teslim edilmesi amacıyla kargo ve lojistik firmalarına,
• Siparişe ilişkin üretim veya baskı hizmetinin dışarıdan temin edilmesi hâlinde, işin tamamlanması için gerekli bilgilerle sınırlı olarak ilgili tedarikçilere,
• Ödeme, tahsilat ve iade işlemleri için bankalara ve işlemde kullanılan ödeme hizmeti sağlayıcılarına,
• Muhasebe ve yasal kayıt işlemleri için mali müşavirlere ve ilgili hizmet sağlayıcılara,
• Kullanılan bilgi sistemlerinin işletilmesi, barındırılması, güvenliği ve teknik desteği kapsamında ilgili hizmet sağlayıcılara,
• Hukuki hakların korunması amacıyla hukuk danışmanlarına ve avukatlara,
• Mevzuattan kaynaklanan yükümlülükler veya hukuka uygun talepler kapsamında yetkili kamu kurumlarına ve yargı mercilerine

aktarılabilir.

Yurt dışına kişisel veri aktarımı gerektiren hizmet ve işlemlerde KVKK’nın 9. maddesindeki şartlar esas alınır. Aktarımın amacı, ilgili veri kategorileri, alıcı grupları ve uygulanacak hukuki aktarım mekanizması hakkında ilgili işlem kapsamında ayrıca bilgilendirme yapılır.

Bu aydınlatma metni, tek başına yurt dışına veri aktarımı için açık rıza veya hukuki dayanak oluşturmaz.

Kişisel verileriniz, ilgili mevzuatta öngörülen süreler veya işlenme amacının gerektirdiği süre boyunca saklanır. Saklama süreleri belirlenirken yasal kayıt yükümlülükleri, ticari ilişkinin niteliği ve hukuki hakların korunması için gerekli süreler dikkate alınır.

Kişisel verilerin işlenmesini gerektiren sebeplerin tamamı ortadan kalktığında veriler, ilgili mevzuata uygun şekilde silinir, yok edilir veya anonim hâle getirilir.

Kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve verilere hukuka aykırı erişilmesini önlemek, verilerin güvenli biçimde muhafazasını sağlamak amacıyla işleme faaliyetinin niteliğine uygun teknik ve idari tedbirler alınır.

KVKK’nın 11. maddesi kapsamında:

• Kişisel verilerinizin işlenip işlenmediğini öğrenebilir, işlenmişse bilgi talep edebilirsiniz.
• İşleme amaçlarını ve verilerinizin bu amaçlara uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenebilirsiniz.
• Verilerinizin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişiler hakkında bilgi isteyebilirsiniz.
• Eksik veya yanlış verilerinizin düzeltilmesini talep edebilirsiniz.
• KVKK’nın 7. maddesindeki şartlar oluştuğunda verilerinizin silinmesini veya yok edilmesini isteyebilirsiniz.
• Düzeltme, silme ve yok etme işlemlerinin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini talep edebilirsiniz.
• Verilerinizin yalnızca otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhinize ortaya çıkan sonuçlara itiraz edebilirsiniz.
• Hukuka aykırı işleme nedeniyle uğradığınız zararın giderilmesini isteyebilirsiniz.

Haklarınıza ilişkin taleplerinizi, “KVKK Başvurusu” açıklamasıyla, imzalı yazılı başvuru olarak aşağıdaki adrese elden veya posta yoluyla iletebilirsiniz:

İlgili mevzuatta kabul edilen diğer başvuru yöntemlerine ilişkin haklarınız saklıdır.

Başvurunuzda adınız, soyadınız, yazılı başvurularda imzanız, T.C. kimlik numaranız; yabancıysanız uyruğunuz ve pasaport numaranız veya varsa kimlik numaranız, tebligata esas adresiniz, varsa bildirime esas e-posta adresiniz, telefon ve faks numaranız ile talep konunuz bulunmalıdır. Konuya ilişkin bilgi ve belgeleri başvurunuza ekleyebilirsiniz.

Belirli bir başvuru formunun kullanılması zorunlu değildir. Başvurunun size ait olduğunu doğrulamak amacıyla gerekli ve ölçülü ek bilgiler istenebilir.

Başvurunuz, niteliğine göre en kısa sürede ve en geç 30 gün içinde ücretsiz olarak sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca bir maliyet gerektirmesi hâlinde, Kişisel Verileri Koruma Kurulu tarafından belirlenen tarifeye göre ücret alınabilir. Başvurunun İşletmenin hatasından kaynaklanması durumunda alınan ücret iade edilir.

• Çözüm ortaklığı başvurusu: firma adı, ad soyad, telefon, şehir, sattığınız ürünler ve notunuz; başvurunuzu değerlendirmek ve size ulaşmak için işlenir (hukuki sebep: sözleşmenin kurulması, KVKK m. 5/2-c). Bir çözüm ortağımızın bağlantısıyla gelen teklif talebinde yalnızca o ortağın kısa kodu talebe eklenir.
• Teklif formu: ürün, adet, teslimat bilgileri, iletişim bilgileriniz ve isterseniz yüklediğiniz logo veya tasarım dosyası; teklif onayı ve tasarım onayında adınız, kararınız, IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz.
• Değerlendirme alanı: verdiğiniz puan ve isterseniz yazdığınız yorum, ad veya firma adı ve iletişim bilgisi. Yorumunuz yalnızca yöneticilerimize iletilir; sitede yalnızca puan ortalaması (yorum ve ad olmadan) yayımlanır.
• Kötüye kullanımı ve tekrarlanan gönderimi önlemek için IP adresinizin geri döndürülemez özeti ve sitenin teknik sunucu kayıtları işlenir.
• Sitenin kullanımını anlamak için çerezsiz ve anonim bir kullanım ölçümü yapılır (açılan sayfalar, teklif formunun adımları, kullanılan düğmeler, siteye hangi siteden ya da reklamdan gelindiği — yalnızca sitenin adı, ör. Google —, yaklaşık konum (ülke, il / şehir); sekme kapanınca silinen rastgele ziyaret kimliğiyle). Bu ölçümde IP adresiniz, adınız ya da iletişim bilginiz işlenmez; ayrıntısı Çerez Politikası’ndadır.
• Teklif formundaki ve Logonu Üründe Gör sayfasındaki logo önizlemesi cihazınızda çalışır: logonuz yalnızca teklif isterseniz bize iletilir.
• Sitenin barındırılması, veritabanı ve şifreli yedeği, dosya depolama, e-posta ve yapay zekâ (belge okuma, tasarım dosyası ön kontrolü ve iş takibi özetleri) hizmetlerini aldığımız sağlayıcıların sunucuları yurt dışındadır; site üzerinden ilettiğiniz bilgiler ve siparişinize ilişkin firma adı, iş adı, adet, tarih ve aşama bilgileri bu hizmetlerin gerektirdiği ölçüde yurt dışında işlenir. Tasarım ve prova dosyaları, baskı öncesi kontrol için içerdikleri bilgilerle birlikte yapay zekâ hizmetine gönderilebilir; iş takibi özetleri için telefon numaranız, e-posta adresiniz ve yetkili kişi adınız yapay zekâ hizmetine gönderilmez.
• İhracat çalışmalarımız için henüz müşterimiz olmayan firmaların iletişim bilgileri, fuarlar ve sektör rehberleri gibi kamuya açık kaynaklardan da edinilebilir.
• Satış ekibimizin size özel gönderdiği vitrin bağlantısında firma adınız, yetkili kişi adınız ve logonuz gösterilir; bağlantının ne zaman ve kaç kez açıldığı (IP adresi olmadan) kaydedilir. Bağlantıyı dilediğiniz zaman kapattırabilirsiniz.
• Set provasında ürün bazında verdiğiniz kararda adınız, kararınız, IP adresiniz ve tarayıcı bilginiz kaydedilir. Onayladığınız ürünler için logonuzla ürün görseli hazırlanır ve sipariş takip sayfanızda ve size özel vitrin bağlantısında gösterilir. Görselin sosyal medya hesaplarımızda paylaşılması yalnızca takip sayfasındaki izin kutusunu işaretlemeniz hâlinde (açık rızanızla) mümkündür; iznin verildiği zaman ve IP adresi kaydedilir ve izninizi aynı sayfadan dilediğiniz zaman geri alabilirsiniz.
• Mevcut müşterilerimize sezon öncesinde ürünlerimizle ilgili bilgilendirme mesajı gönderebiliriz; bu mesajları istemediğinizi bildirmeniz hâlinde size bir daha gönderilmez.
• Talep ettiğiniz teklifi WhatsApp Business (Meta) üzerinden gönderdiğimizde telefon numaranız, adınız veya firma adınız, teklif numarası ve teklif bağlantısı Meta’ya iletilir; mesajın gönderildi / iletildi / okundu bilgisi ve bize yazdığınız cevaplar kaydedilir. Okunmayan teklif için en çok bir kez hatırlatma gönderilir; “DUR” yazarsanız size otomatik mesaj gönderilmez.
• Sitedeki yapay zekâ asistanına (Gepako AI) yazdığınız metin, cevap üretmek için yurt dışındaki yapay zekâ sağlayıcısına (Anthropic) iletilir ve tarafımızca saklanmaz; yalnızca çağrı sayısı ve işlenen metin uzunluğu kaydedilir. Asistana ad, telefon ya da başka kişisel veri yazmamanızı öneririz; asistan sizden kişisel veri istemez.
• WhatsApp’tan bize yazdığınız mesajlar, ekibimizin okuyabilmesi için Türkçeye; ekibimizin Türkçe cevabı sizin dilinize çevrilir. Çeviri için yalnızca mesaj metni (adınız ve numaranız olmadan) yurt dışındaki yapay zekâ sağlayıcısına (Anthropic) iletilir ve orada saklanmaz; mesajınız, çevirisi ve cevabımız WhatsApp yazışma kaydımızda tutulur. Mesajlarınıza kişisel veri yazmamanızı öneririz.
• Google Ads reklamlarımızın sonucunu ölçmek için, yalnızca çerez şeridinde onay verirseniz Google’ın dönüşüm çerezi çalışır ve teklif formu gönderimi, WhatsApp’a geçiş, GepaGO planı ve hesaplayıcıdan teklif isteği Google’a “dönüşüm” olarak bildirilir. Teklif formunu gönderdiğinizde e-posta adresiniz ve telefon numaranız tarayıcınızda tek yönlü özetlenerek (SHA-256; açık hâli gönderilmez) Google’a iletilir (gelişmiş dönüşümler); bir Google reklamına tıklayarak geldiyseniz Google’ın tıklama kimliği (GCLID) talebinizle birlikte saklanır ve talep satışa dönüşürse bu kimlikle ve onayladığınız teklifin tutarıyla Google Ads’e bildirilir; aynı talebin iki kez sayılmaması için talep kodunuz da iletilir. Ad ve talep içeriği gönderilmez. Onay verirseniz Google, sitemizi ziyaret ettiğinizi kaydeder ve reklamlarımızı size Google reklamlarında yeniden gösterebilir (yeniden pazarlama) (hukuki sebep açık rızanız, KVKK m. 5/1; yurt dışına aktarım m. 9). Onay vermezseniz hiçbir Google betiği yüklenmez; onayınızı tarayıcı verilerinizi silerek geri alabilirsiniz.
• WhatsApp üzerinden bizimle yazıştığınızda WhatsApp’ın kendi gizlilik kuralları da geçerlidir. Sitede kullanılan çerez ve benzeri teknolojiler Çerez Politikası’nda açıklanır.